Druckeingänge (RAW, LPR, IPP, E-Mail, Ordner)

Ein Druckeingang ist eine Möglichkeit, wie ein Druckauftrag das IQ4docs System erreicht. Der Druckeingang bildet dabei die Verbindung zum Druckworkflow. Die Verbindung kann dabei von einem Druckeingang (Raw, LPR oder IPP) aber auch von E-Mail hergestellt werden.

Um die Webadministration zu öffnen, geben Sie im Webbrowser http://<Hostname>/webadmin ein (wobei Hostname dem Server entspricht, auf dem das IQ4docs WebAdmin installiert wurde). In einer Mandantenumgebung geben Sie die URL ein, die Sie vom Mandantenverwalter erhalten haben (z.B. http://server/webadmin/#/cf992178-4bd6-431c-b815-b9d734d0ded3). Wenn Sie noch nicht angemeldet sind, melden Sie sich mit einem Anwender mit Administratorrechten (Login und Passwort) oder dem IQ4docs Systemadministrator (standardmäßig administrator mit Passwort admin) an.

Klicken Sie in der Webadministration im Menü auf Drucken > Druckeingang.

In einer Mandantenumgebung können nur vorgegebene RAW-Ports verwendet werden. Zusätzlich ist es möglich über LPR oder IPP zu drucken.

Bei LPR- und IPP Druckanschlüssen muss die Mandanten-GUID im Druckanschluss angegeben werden, siehe auch Installation Druckertreiber.

Die verfügbaren Ports für RAW-Druck werden vom Mandantenverwalter bereitgestellt. Bei der Installation eines Druckertreibers können also nur diese Ports verwendet werden, siehe auch Installation Druckertreiber.

Geben Sie hier an, an welchen Druckworkflow die Druckaufträge dieses Anschlusses geleitet werden sollen. Ein Workflow kann nur einem Port zugewiesen werden. Ist der Port 49500 vorhanden, wird dieser automatisch dem Standard-Druckworkflow zugeordnet.

Feld Beschreibung
Port Geben Sie die Portnummer an, die Sie beim Anschluss des Druckertreibers vergeben haben (Standard: 49500)
Workflow Geben Sie hier an, an welchen Druckworkflow die Druckaufträge dieses Anschlusses geleitet werden. Ein Workflow kann nur einem Port zugewiesen werden.

Ein LPR Druckeingang mit Namen Standard ist bereits vorhanden. Um einen Neuen zu erstellen, kicken Sie auf Druckeingang erstellen und wählen Sie LPR Drucker.

Feld Beschreibung
LPR Drucker Geben Sie hier den Warteschlangennamen an, den Sie beim Anschluss des Druckertreibers vergeben haben (z.B.: Standard)
Workflow Geben Sie hier an, an welchen Druckworkflow die Druckaufträge dieses Anschlusses geleitet werden. Ein Workflow kann nur einem LPR Drucker zugewiesen werden.

Ein IPP Druckeingang mit Namen Standard ist bereits vorhanden. Um einen Neuen zu erstellen, kicken Sie auf Druckeingang erstellen und wählen Sie IPP Drucker.

Feld Beschreibung
IPP Drucker Geben Sie hier den Namen an, den Sie in der URL beim Anlegen des IPP-Druckers verwendet haben (z.B.: ippstandard).
Workflow Geben Sie hier an, an welchen Druckworkflow die Druckaufträge dieses Anschlusses geleitet werden. Ein IPP-Drucker kann nur einem Port zugewiesen werden.

Die E-Mail-Print und WebUpload stehen in einer Mandantenumgebung nicht zur Verfügung.

Kicken Sie jetzt auf Druckeingang erstellen. Wählen Sie welche Art von Port Sie hinzufügen möchten. Dies richtet sich danach, welchen Art Port Sie beim Druckeranschluss gewählt haben.

Feld Beschreibung
Raw Port Geben Sie die Portnummer an, die Sie beim Anschluss des Druckertreibers vergeben haben (Standard: 49500)
Workflow Geben Sie hier an, an welchen Druckworkflow die Druckaufträge dieses Anschlusses geleitet werden. Ein Workflow kann nur einem Port zugewiesen werden.

Im Namen des Druckauftrages, der im PJL-Header des Druckauftrages enthalten ist, können Informationen zu IQ4docs übertragen werden (z.B. von einer Anwendung, die in der Lage ist, den Namen des Druckauftrages beliebig zu setzen).

Feld Beschreibung
Besitzer des Druckauftrages Standardmäßig ist dieses Feld leer (in diesem Fall wird der Loginname des Besitzers des Druckauftrags nicht aus dem Druckauftragsnamen gelesen, sondern standardmäßig ermittelt).
Möchten Sie den Loginnamen des Besitzers des Druckauftrages aus dem in der PRN-Datei enthaltenen Jobnamen des Druckauftrages auslesen, geben Sie einen regulären Ausdruck an, der den Loginnamen aus dem Jobnamen ausschneidet.
Beispielsweise ist in der PRN folgendes enthalten: @PJL JOB NAME="Text-loginname-Auftragsname
Druckauftragsname: Text-loginname-Auftragsname
Regulärer Ausdruck: (?<=-)(.*?)(?=-)
Ergebnis: loginname
Wird der ermittelte Loginname nicht in der Anwenderliste von IQ4docs gefunden, wird der standardmäßig ermittelte Loginname verwendet.
Name des Druckauftrags Wenn dieses Feld leer bleibt, wird standardmäßig der komplette in der PRN-Datei enthaltene Jobname als Name des Druckauftrages verwendet. Sie können aber auch einen regulären Ausdruck angeben um einen Teil aus dem Dateinamen auszuschneiden.
Feld Beschreibung
LPR Drucker Geben Sie hier den Warteschlangennamen an, den Sie beim Anschluss des Druckertreibers vergeben haben (z.B.: Standard)
Workflow Geben Sie hier an, an welchen Druckworkflow die Druckaufträge dieses Anschlusses geleitet werden. Ein Workflow kann nur einem LPR Drucker zugewiesen werden.
Feld Beschreibung
IPP Drucker Geben Sie hier den Namen an, den Sie in der URL beim Anlegen des IPP-Druckers verwendet haben (z.B.: ippstandard).
Workflow Geben Sie hier an, an welchen Druckworkflow die Druckaufträge dieses Anschlusses geleitet werden. Ein IPP-Drucker kann nur einem Port zugewiesen werden.

Beim Druckeingang E-Mail-Postfach spricht man vom E-Mail-Print. Erfahren Sie mehr zur Funktionsweise des E-Mail-Prints unter E-MailPrint. Beachten Sie die unterstützten Dateitypen.

Beim E-Mail- und WebPrint werden diese Dateien direkt zum Gerät geschickt. Die Geräte müssen also den direkten Druck dieser Dateitypen unterstützen. Derzeit sind bei IQ4docs die folgenden Dateitypen verwendbar:

  • PDF (Portable Document Format)
  • XPS (XML Paper Specification)

Beachten Sie, dass es je nach Gerätehersteller, Eigenschaften der Datei und Dateityp zu Einschränkungen kommen kann (z.B. kann ggf. bei PDF-Dateien das Papierformat nicht vom Gerät erkannt werden).

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner für Gerätefragen.

Beim Office-Druck werden die nachstehenden Dateiformate unterstützt. Diese werden nicht direkt zum Gerät geschickt sondern von IQ4docs zunächst in eine PDF-Datei umgewandelt, die dann als Druckauftrag verwendet wird.

  • JPG (Bildformat der Joint Photographic Experts Group)
  • TIFF (Tagged Image File Format)
  • DOC, DOCX (Microsoft Office Word)
  • XLS, XLSX (Microsoft Office Excel)
  • PPTX (Microsoft Office PowerPoint)

Bei der Umwandlung der Office-Formate in PDF kann es zu leichten Abweichungen in der Darstellung kommen.

Kicken Sie auf Druckeingang erstellen. Wählen Sie E-Mail Postfach. Wählen Sie den gewünschten Postfachtyp.

Feld Beschreibung
Postfach Name Beschreibender, beliebiger Name des E-Mail-Print-Postfaches.
Hostname Hostname oder IP-Adresse des E-Mail Servers.
Port Geben Sie hier den Port des Posteingangsservers (Standard ist 110 für unverschlüsselt und 995 für verschlüsselt), siehe auch Verschlüsselung.
Verschlüsselung Geben Sie den Typ der Verschlüsselung an.
ProtokollBeschreibung
KeineKeine Verschlüsselung, alle Daten werden unverschlüsselt übertragen.
STARTTLSMethode zur verschlüsselten Übertragung mittels TLS Protokoll (Transport Layer Security), bei die Verschlüsselung automatisch ausgehandelt wird (Beginn der Verbindung unverschlüsselt).
SSL/TLSMethode zur verschlüsselten Übertragung mittels TLS Protokoll (Transport Layer Security) mit vollständiger Verschlüsselung.

Der Protokolltyp wird automatisch ausgehandelt. Sollte es dabei zu Problemen kommen, kann der Protokolltyp in der LocalService.config des NotificationService fest eingestellt werden. Mit dem nachstehenden Eintrag wird der Protokolltyp auf TLS 1.2 eingestellt:

<add key="TlsVersion" value="Tls12" />

ProtokolltypBeschreibung
SystemDefaultErmöglicht dem Betriebssystem, das am besten geeignete Protokoll auszuwählen und unsichere Protokolle zu blockieren. Sofern in Ihrer Anwendung kein bestimmter Grund besteht, dies nicht zu tun, sollten Sie diesen Wert verwenden. Diese Einstellung ist die Standardeinstellung, so als wäre der Eintrag <add key="TlsVersion"... gar nicht vorhanden.
Ssl3Gibt das SSL (Secure Socket Layer) 3.0-Sicherheitsprotokoll an. SSL 3.0 wurde durch das TLS-Protokoll (Transport Layer Security) ersetzt und wird nur zur Abwärtskompatibilität bereitgestellt.
TlsGibt das TLS (Transport Layer Security) 1.0-Sicherheitsprotokoll an. Das TLS 1.0-Protokoll wird in IETF RFC 2246 definiert.
Tls11Gibt das TLS (Transport Layer Security) 1.1-Sicherheitsprotokoll an. Das TLS 1.1-Protokoll wird in IETF RFC 4346 definiert. Bei Windows-Systemen wird dieser Wert ab Windows 7 unterstützt.
Tls12Gibt das TLS (Transport Layer Security) 1.2-Sicherheitsprotokoll an. Das TLS 1.2-Protokoll wird in IETF RFC 5246 definiert. Bei Windows-Systemen wird dieser Wert ab Windows 7 unterstützt.
Authentifizierung Geben Sie die Art der Authentifizierung an. Für alle Authentifizierungsmethoden werden Benutzername und Passwort benötigt.
MethodeBeschreibung
AutomatischDie Authentifizierungsmethode wird zwischen Postboxservice und E-Mail-Server automatisch ausgehandelt.
PlainBenutzername und Passwort werden unverschlüsselt übertragen.
LoginBenutzername und Passwort werden in zwei Schritten unverschlüsselt übertragen.
NTLMBenutzername wird unverschlüsselt übertragen.
CRAM_MD5Benutzername und Passwort werden auf Basis des MD5 Algorithmus verschlüsselt übertragen.
Anwendername Konto- bzw. Benutzername des zu lesenden E-Mailkontos.
Passwort Das Passwort des unter Benutzername angegebenen Benutzers zur Anmeldung am E-Mail-Server.
Abfrageintervall (min) Zeitintervall in Minuten in denen das Postfach auf eingegangene E-Mails geprüft wird.
Feld Beschreibung
Postfach Name Beschreibender, beliebiger Name des Postfaches.
Hostname Hostname oder IP-Adresse des E-Mail Servers.
Port Geben Sie hier den Port des Posteingangsservers (Standard ist 143 für unverschlüsselt und 993 für verschlüsselt), siehe auch Verschlüsselung.
Ordner IMAP-Verzeichnis auf dem Mailserver.
Verschlüsselung Geben Sie den Typ der Verschlüsselung an.
ProtokollBeschreibung
KeineKeine Verschlüsselung, alle Daten werden unverschlüsselt übertragen.
STARTTLSMethode zur verschlüsselten Übertragung mittels TLS Protokoll (Transport Layer Security), bei die Verschlüsselung automatisch ausgehandelt wird (Beginn der Verbindung unverschlüsselt).
SSL/TLSMethode zur verschlüsselten Übertragung mittels TLS Protokoll (Transport Layer Security) mit vollständiger Verschlüsselung.

Der Protokolltyp wird automatisch ausgehandelt. Sollte es dabei zu Problemen kommen, kann der Protokolltyp in der LocalService.config des NotificationService fest eingestellt werden. Mit dem nachstehenden Eintrag wird der Protokolltyp auf TLS 1.2 eingestellt:

<add key="TlsVersion" value="Tls12" />

ProtokolltypBeschreibung
SystemDefaultErmöglicht dem Betriebssystem, das am besten geeignete Protokoll auszuwählen und unsichere Protokolle zu blockieren. Sofern in Ihrer Anwendung kein bestimmter Grund besteht, dies nicht zu tun, sollten Sie diesen Wert verwenden. Diese Einstellung ist die Standardeinstellung, so als wäre der Eintrag <add key="TlsVersion"... gar nicht vorhanden.
Ssl3Gibt das SSL (Secure Socket Layer) 3.0-Sicherheitsprotokoll an. SSL 3.0 wurde durch das TLS-Protokoll (Transport Layer Security) ersetzt und wird nur zur Abwärtskompatibilität bereitgestellt.
TlsGibt das TLS (Transport Layer Security) 1.0-Sicherheitsprotokoll an. Das TLS 1.0-Protokoll wird in IETF RFC 2246 definiert.
Tls11Gibt das TLS (Transport Layer Security) 1.1-Sicherheitsprotokoll an. Das TLS 1.1-Protokoll wird in IETF RFC 4346 definiert. Bei Windows-Systemen wird dieser Wert ab Windows 7 unterstützt.
Tls12Gibt das TLS (Transport Layer Security) 1.2-Sicherheitsprotokoll an. Das TLS 1.2-Protokoll wird in IETF RFC 5246 definiert. Bei Windows-Systemen wird dieser Wert ab Windows 7 unterstützt.
Authentifizierung Geben Sie die Art der Authentifizierung an. Für alle Authentifizierungsmethoden werden Benutzername und Passwort benötigt.
MethodeBeschreibung
AutomatischDie Authentifizierungsmethode wird zwischen Postboxservice und E-Mail-Server automatisch ausgehandelt.
PlainBenutzername und Passwort werden unverschlüsselt übertragen.
LoginBenutzername und Passwort werden in zwei Schritten unverschlüsselt übertragen.
NTLMBenutzername wird unverschlüsselt übertragen.
CRAM_MD5Benutzername und Passwort werden auf Basis des MD5 Algorithmus verschlüsselt übertragen.
Anwendername Konto- bzw. Benutzername des zu lesenden E-Mailkontos.
Passwort Das Passwort des unter Benutzername angegebenen Benutzers zur Anmeldung am E-Mail-Server.
Abfrageintervall (min) Zeitintervall in Minuten in denen das Postfach auf eingegangene E-Mails geprüft wird.
Feld Beschreibung
Postfach Name Beschreibender, beliebiger Name des Postfaches.
Hostname Hostname oder IP-Adresse des Exchange Servers.
URL URL zum Exchange Server (z.B. https://exchange.company.com/EWS/Exchange.asmx).
Anwender E-Mail E-Mailpostfach, dessen E-Mails gelesen werden sollen (E-Mail-Adresse des unter Anwendername angegebenen Anwenders).
Ordner Exchange-Verzeichnis auf dem Exchange-Server. Wenn das Feld leer bleibt wird automatisch der Posteingang verwendet und ist damit das gleiche wie die Angabe Posteingang.
Anwendername Konto- bzw. Benutzername des zu lesenden E-Mailkontos.
Passwort Das Passwort des unter Benutzername angegebenen Benutzers zur Anmeldung am E-Mail-Server.
Abfrageintervall (min) Zeitintervall in Minuten in denen das Postfach auf eingegangene E-Mails geprüft wird.

Für den Zugriff auf das Postfach muss zunächst eine App in Microsoft Azure definiert werden (z.B. IQ4docs Postboxreader, siehe IQ4docs App in Microsoft Azure registrieren) und in Microsoft Azure Zugriffsrechte gesetzt werden, siehe E-Mail: Azure Exchange konfigurieren (E-Mail-Empfang).

Feld Beschreibung
Postfach Name Beschreibender, beliebiger Name des Postfaches.
Mandantendomäne Geben Sie die Microsoft Azure Mandantendomäne an.
Client ID Die Client-ID wird vom Azure-AD beim Registrieren der Anwendung vergeben (Client-ID und Client-Secret sind die Zugangsdaten). Sie werden vom PostboxService für die Abfrage des Postfachs verwendet und müssen die folgenden Berechtigungen enthalten: read.user.all und read.groups.all, siehe auch IQ4docs App in Microsoft Azure registrieren.
Client-Secret Das Client-Secret wird - wie die Client-ID - bei der Registrierung der App im Azure-AD erzeugt. Klicken Sie auf Client-Secret speichern um ein Client-Secret zu erfassen. Haben Sie bereits ein Client-Secret erfasst, können Sie es über die Schaltfläche Client-Secret ändern ändern. Nach dem Eintragen wird das gespeicherte Client-Secret aus Sicherheitsgründen nie mehr an den Browser übertragen.
Anwendername Konto- bzw. Benutzername des zu lesenden E-Mailkontos.
Abfrageintervall (min) Zeitintervall in Minuten in denen das Postfach auf eingegangene E-Mails geprüft wird.

Für den Zugriff auf das Postfach muss zunächst eine App in Microsoft Azure definiert werden (z.B. IQ4docs Postboxreader, siehe IQ4docs App in Microsoft Azure registrieren) und in Microsoft Azure Zugriffsrechte gesetzt werden, siehe E-Mail: Azure Exchange konfigurieren (E-Mail-Empfang).

Feld Beschreibung
Postfach Name Beschreibender, beliebiger Name des Postfaches.
Mandantendomäne Geben Sie die Microsoft Azure Mandantendomäne an.
Client ID Die Client-ID wird vom Azure-AD beim Registrieren der Anwendung vergeben (Client-ID und Client-Secret sind die Zugangsdaten). Sie werden vom PostboxService für die Abfrage des Postfachs verwendet und müssen die folgenden Berechtigungen enthalten: read.user.all und read.groups.all, siehe auch IQ4docs App in Microsoft Azure registrieren.
Client-Secret Das Client-Secret wird - wie die Client-ID - bei der Registrierung der App im Azure-AD erzeugt. Klicken Sie auf Client-Secret speichern um ein Client-Secret zu erfassen. Haben Sie bereits ein Client-Secret erfasst, können Sie es über die Schaltfläche Client-Secret ändern ändern. Nach dem Eintragen wird das gespeicherte Client-Secret aus Sicherheitsgründen nie mehr an den Browser übertragen.
Ordner IMAP-Verzeichnis auf dem Mailserver.
Anwendername Konto- bzw. Benutzername des zu lesenden E-Mailkontos.
Abfrageintervall (min) Zeitintervall in Minuten in denen das Postfach auf eingegangene E-Mails geprüft wird.

Zu jedem Protokolltyp müssen Sie noch die Workflow-Einstellungen festlegen.

Feld Beschreibung
Schlüsselwort Ist dieses Feld leer, werden alle im Postfach gefundenen E-Mails für die Verarbeitung verwendet. Wird ein Schlüsselwort angegeben, werden nur E-Mails bearbeitet, bei denen das Schlüsselwort im E-Mailbetreff gefunden wurde. Die Position des Schlüsselwortes sowie Groß- und Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle.
E-Mails nach Verarbeitung löschen Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden verarbeitete E-Mails nach der Verarbeitung vom Server gelöscht. Dies betrifft alle E-Mails, auch solche, die nicht erfolgreich verarbeitet werden können (z.B. weil der E-Mail-Anhang gefehlt hat). E-Mails, die durch das Schlüsselwort ausgenommen sind, werden nicht bearbeitet und werden entsprechend auch nie gelöscht.
Workflow Wählen Sie den Workflow aus, dem die Dateien aus den E-Mails zugeführt werden sollen.

Beim Druck des E-Mail-Bodys wird für den E-Mail-Body (und jeden druckfähigen E-Mailanhang jeweils) ein Druckauftrag erzeugt.

E-Mail-Body-Drucken: Der E-Mailbody wird immer ausgedruckt wenn diese Option aktiv ist.

Schlüsselwort für den E-Mail-Body-Druck: Das Schlüsselwort wird beachtet, wenn die Option E-Mail-Body-Drucken inaktiv ist. Geben Sie ein beliebiges Schlüsselwort an. Dies muss - in Groß- und Kleinschreibung übereinstimmend - im Betreff der E-Mail vorkommen, damit der E-Mail-Body gedruckt wird.

Beim Druck des E-Mail-Bodys kann es zu Abweichungen in der Darstellung kommen.

Wenn beim E-MailPrint Fehler auftreten können Benachrichtigungen verschickt werden.

Feld Beschreibung
Benachrichtigung aktiv Legen Sie fest, ob für dieses Ereignis eine E-Mail verschickt werden soll oder nicht. Ist diese Einstellung nicht vorhanden, kann die Benachrichtigung nicht deaktiviert werden.
Art der Benachrichtigung Die E-Mails können im HTML- oder im Textformat verschickt werden. An einigen Stellen kann auch eine Nachricht als Push-Benachrichtigung mit dem IQ4docs Messenger verschickt werden, siehe auch IQ4docs Messenger. Push-Benachrichtigungen können je nach Betriebssystem in der Länge limitiert sein.
Empfänger Geben Sie eine oder mehrere E-Mailadressen (mit Semikolon getrennt) an, an die die E-Mail verschickt werden soll. Es ist auch möglich die beim Anwender hinterlegte E-Mailadresse zu verwenden (%EMAIL%), siehe auch Variablen.

Falls dieses Feld nicht angezeigt wird, wird bei E-Mailbenachrichtigung automatisch die E-Mailadresse des Anwenders, der den Workflow ausführt verwendet (bei Push-Nachrichten ist dieses Feld nicht verfügbar). Beim Testen der Verbindung wird dann die E-Mailadresse des gerade am Webadmin angemeldeten Anwenders verwendet.
Absender Geben Sie eine E-Mailadresse an, die als Absender der E-Mail verwendet werden soll. Dies ist auch die Adresse, die verwendet wird, wenn der Empfänger der E-Mail im E-Mailprogramm auf Antworten klickt. Es ist auch möglich die beim Anwender hinterlegte E-Mailadresse zu verwenden (%EMAIL%), siehe auch Variablen; dies kann bei einigen Ereignissen sinnvoll sein, da der Anwender, bei dem das Problem auftrat per E-Mail kontaktiert werden kann.

Falls dieses Feld nicht angezeigt wird, wird bei E-Mailbenachrichtigung automatisch die E-Mailadresse des Anwenders, der den Workflow ausführt verwendet (bei Push-Nachrichten ist dieses Feld nicht verfügbar). Beim Testen der Verbindung wird dann die E-Mailadresse des gerade am Webadmin angemeldeten Anwenders verwendet.
Sprache Wählen Sie die Sprache in der die E-Mails verschickt werden sollen.
Betreff Geben Sie den gewünschten Text an, der als E-Mail-Betreff verwendet werden soll.
Nachricht Geben Sie hier die gewünschte Nachricht an. Je nach Art der Benachrichtigung verwenden Sie hier reinen Text oder HTML Code.

Falls dieses Feld nicht angezeigt wird, wird der Text vollständig durch das Nachrichten-Template vorgegeben.

Sende Test-Benachrichtigung sendet eine Test-Nachricht mit den gewählten Einstellungen. Für den Test werden die Anwenderdaten des gerade am webadmin angemeldeten Anwenders verwendet (nehmen Sie Änderungen an den Daten dieses Anwenders vor, müssen Sie sich aus- und wieder einloggen, damit diese Daten geladen werden). Variablen können zu diesem Zeitpunkt ggf. nicht aufgelöst werden, da der Workflow ja nicht tatsächlich ausgeführt wurde. Beachten Sie beim Testen auch die Einstellungen für Empfänger und Absender.

Standards laden füllt die Felder Empfänger, Absender, Sprache und Betreff mit Standardeinstellungen - möglicherweise eingegebene Werte werden ersetzt.

Im Bereich Einstellungen testen können Sie das angegebene Postfach abfragen. Falls dies gelingt, werden zusätzlich die Anzahl der darin enthaltenen E-Mails angezeigt und die Anzahl der E-Mails, die verarbeitet werden (Einschränkung durch Schlüsselwort wird berücksichtigt). Dazu wird auch die Anzahl der bereits verarbeiteten Mails angezeigt (E-Mails werden nur ein Mal verarbeitet auch wenn sie nach der Verarbeitung nicht gelöscht werden sollen).

Wenn Sie das Hochladen von Dateien, die als Druckaufträge verwendet werden sollen, im WebClient aktivieren möchten, erstellen Sie einen Druckeingang für WebPrint (es kann nur einen solchen Eingang geben). Der Upload erfolgt dann im WebClient in der Registerkarte Meine Druckaufträge.

Kicken Sie auf Druckeingang erstellen. Wählen Sie WebClient Upload. Wählen Sie anschließend den Druckworkflow aus, dem die hochgeladenen Dateien zugeführt werden sollen.

Beim E-Mail- und WebPrint werden diese Dateien direkt zum Gerät geschickt. Die Geräte müssen also den direkten Druck dieser Dateitypen unterstützen. Derzeit sind bei IQ4docs die folgenden Dateitypen verwendbar:

  • PDF (Portable Document Format)
  • XPS (XML Paper Specification)

Beachten Sie, dass es je nach Gerätehersteller, Eigenschaften der Datei und Dateityp zu Einschränkungen kommen kann (z.B. kann ggf. bei PDF-Dateien das Papierformat nicht vom Gerät erkannt werden).

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner für Gerätefragen.

Beim Office-Druck werden die nachstehenden Dateiformate unterstützt. Diese werden nicht direkt zum Gerät geschickt sondern von IQ4docs zunächst in eine PDF-Datei umgewandelt, die dann als Druckauftrag verwendet wird.

  • JPG (Bildformat der Joint Photographic Experts Group)
  • TIFF (Tagged Image File Format)
  • DOC, DOCX (Microsoft Office Word)
  • XLS, XLSX (Microsoft Office Excel)
  • PPTX (Microsoft Office PowerPoint)

Bei der Umwandlung der Office-Formate in PDF kann es zu leichten Abweichungen in der Darstellung kommen.

Ein Druckauftrag kann auch aus einem Verzeichnis gelesen werden. Es können PDF-Dateien sowie PRN-Dateien (Druckspooler-Dateien von unterstützten Druckertreibern) verarbeitet werden.

Um eine Ordnerüberwachung anzulegen, klicken Sie auf Druckeingang erstellen und anschließend auf Ordner überwachen. Um den Druckeingang zu bearbeiten, wählen Sie den gewünschten Datensatz aus und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol. Zum Löschen eines Eingangs wählen Sie die Löschen-Schaltfläche.

Der Eingang über einen Ordner kann aus maximal drei Dateien bestehen (alle bis auf die Dateiendung gleichnamig):

  • Druckdatei (PDF oder PRN)
  • XML-Datei für Variablenverwendung und Workflow-Anwender
  • Semaphore-Datei (zum gezielten Start des Workflows)

Die Überwachung des Ordners passiert nicht per regelmäßigem Polling, sondern über Betriebssystem-Events. So kann die Bearbeitung unmittelbar nach dem Ablegen der Dateien im Ordner beginnen (sobald die Datei zum exklusiven Schreiben geöffnet werden kann).

Möchten Sie nur eine Druckdatei (ohne weitere XML-Datei) verarbeiten, geben Sie den erlaubten Dateityp im Feld Dateitrigger an (z.B. *.pdf). Wird im Feld Dateitrigger keine Angabe gemacht, führen alle Dateien dazu, dass der Workflow ausgeführt wird (wenn z.B. *.pdf und *.prn erlaubt sein sollen). Wird der Dateityp nicht unterstützt, wird die Datei von IQ4docs verworfen. Das Feld sollte nur leer bleiben, wenn keine Variablen per XML-Datei übergeben werden.

Wenn Sie für die Verarbeitung der Druckdatei Daten an den Workflow übergeben möchten, benötigen Sie zusätzlich zur Bilddatei eine gleichnamige XML-Datei (z.B. Datei.pdf und Datei.xml). Da auch eine Datei ohne XML-Datei verarbeitet werden kann ist es wichtig IQ4docs mitzuteilen, welche Datei der Trigger sein soll, also der Auslöser für die Bearbeitung. Dies ist immer die Datei, die als letztes im Ordner abgelegt wird.

Wird die XML-Datei zuletzt im Ordner abgelegt, geben Sie im Feld Dateitrigger*.xml an. Es können jetzt nur noch *.xml-Dateien den Workflow starten. Ist die XML-Datei vorhanden, wird nach einer gleichnamigen Druckdatei gesucht. Wird diese nicht gefunden, wird die XML-Datei verworfen.

Eine Semaphore ist eine Art Signalgeber für einen weiterführenden Prozess (der signalisiert, dass ein Prozess abgeschlossen ist). Als Signal kann eine Semaphore-Datei geschrieben werden. Dies ist eine inhaltslose Datei, die den gleichen Namen hat, wie die weiter zu verarbeitende Dateien (z.B. Datei.pdf , Datei.xml und Datei.ok). Also im konkreten Fall gibt die Semaphore-Datei das Signal, dass die Druckdatei (und ggf. die XML-Datei) vollständig geschrieben wurde und die Workflowabarbeitung beginnen kann. Dies kann z.B. dann erforderlich sein, wenn die XML-Datei nicht in einem Zug erstellt wird, sondern mehrmals geöffnet und geschlossen wird.

Möchten Sie z.B. die Semaphoren-Datei Datei.ok als Dateitrigger verwenden, geben Sie im Feld Dateitrigger *.OK an. Erst wenn diese Datei exklusiv von IQ4docs zum Schreiben geöffnet werden kann wird nach gleichnamiger Bild- und XML-Datei gesucht.

Wenn Sie für die Verarbeitung der Druckdatei Daten an den Workflow übergeben möchten, benötigen Sie zusätzlich zur Druckdatei eine gleichnamige XML-Datei (z.B. Datei.pdf und Datei.xml). Diese Datei kann von einem externen Programm, aber auch z.B. von einem IQ4docs Scan-Workflow als Metadatei erstellt worden sein.

  • Die Angaben in der XML-Datei werden vorrangig verwendet (wird z.B. der Besitzer in den Feldern des Druckeingangs und in der XML-Datei gesetzt, wird die Angabe aus der XML-Datei verwendet).
  • Der Hauptbereich <PrintOptions> muss zwingend vorhanden sein.
  • Optionen (also ganze Zeilen) können weggelassen werden. Sind sie vorhanden, wird der Inhalt verwendet (auch wenn dieser leer ist).

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

<PrintOptions>

<UserLogin>m.schmidt</UserLogin>

<JobName>Rechnung</JobName>

<DirectPrinterKey>Comment</DirectPrinterKey>

<DirectPrinterName>printer107</DirectPrinterName>

<ImportSource>AD Import</ImportSource>

<SendEncrypted>true</SendEncrypted>

<UseDirectPrinter>true</UseDirectPrinter>

<DelegationUserTag>Schluesselwort</DelegationUserTag>

<DelegationUserLoginName>d.jay</DelegationUserLoginName>

<Copies>3</Copies>

<ColorMode>Bw</ColorMode>

<PunchMode>TWOHOLES</PunchMode>

<DuplexMode>LONGEDGE</DuplexMode>

<StapleMode>NONE</StapleMode>

<PrintRange>2-10</PrintRange>

<AllowChanges>true</AllowChanges>

</PrintOptions>

Feld Beschreibung
UserLogin Login des Anwenders unter dem der Workflow ausgeführt wird. Falls im Workflow anwenderrelevante Daten verwendet werden (z.B. persönliche Direktdrucker), werden die Daten dieses Anwenders verwendet.
JobName Name des Druckauftrages.
DirectPrinterKey Sie können einen Direktdrucker anhand eines Schlüsselwortes auswählen. Dieses Schlüsselwort darf nur einem Gerät zugeordnet sein, damit die Zuordnung eindeutig ist. Die Zuordnung des Direktdruckers per Schlüsselwort funktioniert nur bei rechnergebundenen Direktdruckern, siehe Direktdrucker.
DirectPrinterName Hostname oder GUID des Druckers, auf dem der Druckauftrag sofort als Direktdruck ausgegeben wird.
ImportSource Werden Logins aus verschiedenen Importquellen, also z.B. verschiedenen Verzeichnisdiensten oder Subdomänen importiert, können die Logins auch gleich sein (z.B. mehrere Anwender mit Login meier). Trotzdem können beide Personen mit ihrem Login in IQ4docs importiert werden. Die Eindeutigkeit, die erforderlich ist um ein Login eindeutig identifizieren und Druckaufträge zuordnen zu können (z.B. dem richtigen meier), wird dabei durch die Importquelle erreicht. Die Kombination aus Loginnamen und GUID der Importquelle muss also eindeutig sein.Um diese Eindeutigkeitzu gewährleisten, muss in diesem Fall die GUID der Importquelle angegeben werden. Die GUID können Sie in der Listenansicht der Anwenderimporte einblenden, siehe auch Import LDAP.
SendEncrypted Wenn der Druck verschlüsselt zum Gerät geschickt werden soll, geben Sie true an. Für unverschlüsseltes Senden false (Standardeinstellung).
UseDirectPrinter Es kann der Standarddirektdrucker des unter Userlogin angegebenen Anwenders verwendet werden um den Druck als Direktdruck sofort auszugeben. Geben Sie dazu true ein. Bei der Einstellung false wird die Direktdruckereinstellung des unter Userlogin angegeben Anwenders verwendet (also Direktdruck oder print@me).
DelegationUserTag Sie können einen Druck an eine Gruppe von Anwendern weiterleiten. Die Gruppe von Anwendern wird über Schlüsselworte gebildet (alle Anwender, die das angegebene Schlüsselwort enthalten, können den Druckauftrag drucken). Diese Funktion überschreibt einen ggf. über die Oberfläche bereits gesetzten Delegationsanwender, siehe auch Delegationsdruck einstellen. Wenn ein Anwender der Gruppe den Druckauftrag gedruckt hat (ohne Drucken und Halten zu verwenden) ist der Druckauftrag gelöscht. Der Auftrag kann auch von einem Anwender aktiv gelöscht werden (für alle Gruppenmitglieder ist er dann nicht mehr vorhanden).Geben Sie das Schlüsselwort hier an.
DelegationUserLoginName Sie können einen Druck an einen anderen Anwender weiterleiten. Diese Funktion überschreibt einen ggf. über die Oberfläche bereits gesetzten Delegationsanwender, siehe auch Delegationsdruck einstellen.Geben Sie den Loginnamen des Anwenders hier ein.

Die folgenden Einstellungen wirken so wie bei einer Druckregel (siehe auch Modul Druckregel anwenden). Sind die nachstehenden Optionen als Zeile in der XML-Datei vorhanden, werden diese gesetzt. Wie bei einer Druckregel ist es bei einem print@me-Druck möglich, diese am Gerät zu ändern, insofern die Änderung erlaubt ist (AllowChanges).

Feld Beschreibung
Copies Anzahl der Kopien des Druckauftrages, ganzzahliger Wert größer 0), z.B. 3.
ColorMode Verändert den Farbmodus, mögliche Einstellungen:
Bw (schwarz/weiß)
Gray (Graustufen)
Color (farbig)
PunchMode Verändert den Lochmodus, mögliche Einstellungen:
NONE (nicht gelocht)
TWOHOLES (zwei Löcher)
FOURHOLES (vier Löcher)
DuplexMode Verändert den Duplexmodus, mögliche Einstellungen:
SIMPLEX (einseitig)
LONGEDGE (doppelseitig gewendet an langer Kante)
SHORTEDGE (doppelseitig gewendet an kurzer Kante)
StapleMode Verändert den Heftmodus, mögliche Einstellungen:
NONE (nicht geheftet)
LEFT (links)
LEFTTOP (oben links)
PrintRange Gibt nur den Seitenbereich aus, der hier angegeben wurde (Format: 3-8). Es können nur Seiten berücksichtigt werden, die im an IQ4docs übergebenen Druckdatenstrom enthalten sind. Wurde also z.B. bei einem 10-seitigen Dokument im Treiber die Seiten 5-8 ausgegeben, werden nur diese 4 Seiten (5,6,7,8) an IQ4docs übergeben. Diese zählen dann als Seite 1-4 und werden so auf die Regel angewendet. Wird in der Regel definiert, dass nur die Seiten 1-2 ausgegeben werden sollen, werden vom eigentlichen Druckdokument also die Seiten 5 und 6 ausgegeben.
AllowChanges Wird diese Einstellung auf true gesetzt, hat der Anwender an einem Gerät mit Embedded Client die Möglichkeit, die veränderten Eigenschaften des Druckauftrages wieder (zurück) zu ändern, siehe Druckaufträge bearbeiten. Bei der Einstellung false können Sie nicht mehr geändert werden.

Beachten Sie die Schreibweise der möglichen Einstellungen genau, Groß- und Kleinschreibung wird beachtet.

Variablen können per XML-Datei übergeben werden.

  • Der Bereich <Variables> enhält Variablendefinitionen.
  • <variable name="Name1" value="value1" type="string"/> definiert eine Variable Namens Name1 mit dem Inhalt value1 vom Typ string (Zeichenkette). Ein numerischer Wert kann auch als int (integer, Ganzzahl) definiert werden.
    Der Typ ist für die Formatierung der Variable interessant (fehlt er, wird string angenommen), siehe auch Variablen.
Feld Beschreibung
Besitzer des Druckauftrages Geben Sie hier den Anwender an, unter dem der Workflow ausgeführt wird. Dieser ist zwingend erforderlich. Falls im Workflow anwenderrelevante Daten verwendet werden (z.B. persönliche Direktdrucker), werden die Daten dieses Anwenders verwendet.
Filter anwenden: Der Loginname des Anwenders kann auch aus dem Namen der Druckdatei ermittelt werden. Geben Sie dazu einen regulären Ausdruck an, der genau den Login aus dem Namen des Druckauftrages ausschneidet, z.B.
Druckauftragsname: Text-loginname-nochmehrtext.pdf
Regulärer Ausdruck: (?<=-)(.*?)(?=-)
Ergebnis: loginname
Name des Druckauftrags Wenn dieses Feld leer bleibt, wird standardmäßig der komplette Name der zugeführten Datei (ohne Dateiendung) als Name des Druckauftrages verwendet. Sie können aber auch einen regulären Ausdruck angeben um einen Teil aus dem Dateinamen auszuschneiden.
Ordner Geben Sie einen Ordner oder eine Freigabe an, in der die Dateien abgelegt werden, die einem Workflow zugeführt werden sollen. Der PrintService benötigt Zugriff auf diesen Ordner.
Dateitrigger Geben Sie einen Filter an, wenn sie nur bestimmte Dateitypen für die Verarbeitung zulassen möchten (z.B. *.ok).
Dokumentenworkflow auswählen Wählen Sie aus der Klappliste den Workflow aus, dem die Dateien zugeführt werden sollen, siehe auch Workflows.